Digitalt arkiv – hur fungerar det?

Vad är digitalt arkiv?

Sedan urminnes tider har företag och olika verksamheter arkiverat alla dokument manuellt, i arkiverings-lådor, skåp och andra typer av förvaring. Inte nog med att det tar upp en enorm plats, var ska man förvara alla boxar, lådor och dokument? Om ett företag sträcker sig långt tillbaka i tiden finns det hur mycket arkiv som helst och hela lokaler fyllda med dokument.

Digitalt arkiv

Spara på webben eller servrar

Med teknologin har detta självklart ändrats, vi hanterar inte längre lika mycket pappersdokument, utan mycket sparas idag istället som filer på hårddiskar. Detta underlättar inte bara själva förvaringen utan framförallt sökning och sortering i efterhand. På hårddiskar eller på Internet.

Det manuella arbetet minskar avsevärt och fler kan hålla koll på arkiven med en högre säkerhet och utan problem. Det blir lättare att elektroniskt kontrollera vem som har tillgång till arkiven.

Att övergå till digitalt arkiv

Det som kanske oroar de flesta mest är själva övergången till digitalt arkiv, då innebär en hel del manuellt arbete när man ska mata in den information och de dokument som redan finns. För att ett digitalt arkiv ska fungera så effektivt som möjligt bör alla dokument finnas inskannade och sorterade i det nya arkivet, så att framtida sökning underlättas.

All tidigare information måste alltså bli elektronisk och digitaliserad. Men att ta steget och övergå till ett digitalt arkiv behöver inte vara så jobbigt, det finns flertal företag som hjälper till med denna typ av process.

Ett billigare alternativ

Inte nog med att alla sökningar blir enklare och informationen finns tillgänglig för alla behöriga, det är mycket mer sparsamt med ett digitalt arkiv också. Allt manuellt arbete kan uteslutas helt och det behövs inte längre någon administrativ personal och inget förvaringsutrymme.

Om man ser på det ur ett säkerhetsperspektiv, har ett digitalt arkiv även här en enorm fördel. Man kan lättare kontrollera vem som har tillgång till information med hjälp av personliga inlogg och på så sätt säkerställa att endast behöriga har åtkomst.

Lämna ett svar